皆さん、「事務作業の外注化」って考えたことありますか？「コスト増になるんじゃ…」「自社でやった方が安上がりでは？」なんて思ってませんか？
実は、適切に事務業務を外注化することで、驚くほどの利益改善が実現できるんです！今回は、実際に営業利益を15%もアップさせた企業の事例を大公開します。
コロナ禍以降、多くの企業がリモートワークや業務効率化に取り組む中、事務作業の外注化は新たな経営戦略として注目されています。特に中小企業にとって、限られたリソースを最大限に活用する方法として、この外注化は見逃せない選択肢。
この記事では、実際に経理・総務・人事などのバックオフィス業務を外注化し、劇的な業績改善を実現した企業の生の声とその具体的な手法をご紹介します。残業ゼロなのに利益15%増という驚きの結果を出した秘訣とは？
外注化を検討している経営者や担当者はもちろん、業務効率化に悩むビジネスパーソン必見の内容です。ぜひ最後までお読みください！
目次
1. 「経費削減どころか営業利益15%アップ！事務作業の外注化で起きた奇跡」
多くの経営者が「コスト削減」という言葉を聞くと、まずは社内の人員整理や備品費の見直しを考えがちです。しかし実は、事務作業の外注化こそが驚くべき利益向上をもたらす可能性を秘めています。ある中小製造業のA社では、事務業務の外注化によって営業利益が15%も向上するという驚くべき結果を出しました。
「最初は単なる業務効率化のつもりだった」とA社の社長は語ります。請求書発行や給与計算、データ入力といった定型業務を外部のBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）サービスに委託したところ、本業に集中できる環境が整い、営業活動に充てる時間が1.5倍になったのです。
特に効果が大きかったのは経理業務の外注化でした。freee株式会社のクラウド会計ソフトと専門の外部パートナーを組み合わせることで、月次決算の時間が5日から1日に短縮。さらに、リアルタイムで財務状況を把握できるようになり、戦略的な意思決定のスピードが格段に上がりました。
「当初は外注コストが増えるので躊躇していましたが、実際には社内の専門スタッフを雇用するよりも30%ほど経費が削減できました」と経理担当者は証言します。さらに、外注化によって得られた時間を商品開発や顧客対応に回すことで、新規契約数が4割増加したのです。
外注化の成功ポイントは「何でも外に出す」のではなく、社内のコア業務と非コア業務を明確に区別したこと。データ入力や文書作成などの定型業務から始め、段階的に範囲を広げていったA社の取り組みは、多くの企業にとって参考になるでしょう。
BPOサービス大手のトランスコスモス株式会社によると、近年は中小企業からの外注化ニーズが急増しているといいます。「単なるコスト削減ではなく、本業への集中による売上拡大という積極的な目的での外注化が成功事例の共通点です」と同社の担当者は説明します。
事務作業を外注化することは単なる経費削減策ではなく、企業の成長戦略の一環として捉えるべきなのかもしれません。A社の事例が示すように、適切に実行すれば、コスト削減と売上向上の両方を同時に実現できる可能性を秘めているのです。
2. 「社員が断言！外注化後の業務効率が劇的に改善した3つのポイント」
事務業務の外注化によって、実際に現場で働く社員たちはどのような変化を実感しているのでしょうか。インタビューを通じて明らかになった業務効率改善の3つのポイントをご紹介します。
まず1つ目は「コア業務への集中時間の確保」です。大手小売チェーンA社の営業部マネージャーは「請求書処理や経費精算などの事務作業から解放されたことで、顧客折衝や戦略立案に費やせる時間が週あたり約8時間増加しました」と語ります。この時間の有効活用が新規顧客獲得につながり、売上向上に直結しているのです。
2つ目は「ミスの減少とクオリティの安定化」です。専門的なBPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)企業は、プロフェッショナルとしての高い精度で業務を遂行します。製造業B社の経理担当者によれば「外注前は月次決算で必ず数件のミスが発生していましたが、外注後はほぼゼロになりました。チェック作業の時間も大幅に削減できています」とのこと。業務品質の向上がストレス軽減にもつながっています。
3つ目は「柔軟なリソース配分の実現」です。IT企業C社の人事部長は「繁忙期と閑散期の波があるデータ入力業務を外注化したことで、人員配置の悩みが解消されました。社内リソースを戦略的に配分できるようになり、新規プロジェクトの立ち上げスピードが約1.5倍に向上しました」と効果を強調します。
これらの改善が相乗効果を生み、全社的な生産性向上につながっています。外注化を検討する際は、単なるコスト削減だけでなく、社員のワークスタイル変革という視点で捉えることが成功への鍵となるでしょう。企業によっては、外注化によって浮いたリソースを新規事業開発に投入し、さらなる成長を実現しているケースも少なくありません。
3. 「他社は知らない！事務業務の外注化で隠れたコスト削減に成功した実例」
事務業務の外注化によって大きなコスト削減を達成した企業の実例を見ていきましょう。中堅の製造業A社は長年、社内に経理部門を抱え、給与計算や請求書処理などすべての事務作業を内製化していました。しかし業務効率化プロジェクトの一環として、一部の事務業務をBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）企業に委託したところ、想像以上の効果を得られました。
具体的には、A社は給与計算業務をアウトソーシングすることで、専任の経理担当者2名の人件費削減に成功。さらに、請求書処理や経費精算といったルーティン業務も外部委託したことで、残った社内スタッフは戦略的な財務分析や業務改善に集中できるようになりました。その結果、間接部門のコストが約22%削減され、最終的に営業利益の15%アップにつながったのです。
もう一つの成功例は、IT企業のB社です。B社では社内の事務スタッフが行っていたデータ入力や文書管理業務を、クラウドソーシングを活用して外部の専門家に委託。これにより固定費だった人件費を変動費化し、繁忙期と閑散期の業務量の差に柔軟に対応できるようになりました。コスト面では年間約830万円の削減に成功し、オフィススペースの縮小も実現したことで、さらに年間200万円の賃料削減という副次的効果も生まれました。
物流大手のC社では、外注化と同時にRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入。単純作業はRPAで自動化し、より複雑な判断が必要な業務だけを外部パートナーに委託するハイブリッド戦略を採用しました。この組み合わせにより、従来10名で行っていた業務を実質3名分の工数で完了できるようになり、人件費の大幅削減と共に、ヒューマンエラーの減少によるサービス品質の向上も達成しています。
これらの事例に共通するのは、単なるコスト削減だけでなく、本業への集中によって生産性や売上向上にもつながっている点です。外注化の成功には、「どの業務を外部に委託するか」の見極めが重要で、多くの企業はまず定型業務から始め、徐々に範囲を広げていく段階的アプローチを採用しています。
外注化を検討する際のポイントは、コア業務とノンコア業務を明確に区別し、自社の強みに集中する体制を作ることです。FedexやUPSなどグローバル企業でも、彼らのコアビジネスに直接関係のない事務業務は積極的に外部委託しています。日本企業も今後、この流れに乗り遅れないよう、戦略的な外注化を推進すべきでしょう。
4. 「残業ゼロなのに利益15%増！中小企業が実践した外注化戦略の全て」
中小企業が抱える最大の課題の一つが、限られたリソースで最大の成果を出すことです。特に事務業務は、売上に直結しにくいにもかかわらず、多くの時間と人材を奪っていきます。今回は、外注化によって驚異的な業績改善を実現した実例を詳しく解説します。
製造業を営む株式会社テクノフューチャー（東京都町田市）では、慢性的な残業と利益率の低下に悩んでいました。社員50名の同社では、経理・総務・人事などのバックオフィス業務に5名を配置し、月平均40時間の残業が発生。それでも業務は滞りがちでした。
同社が取り組んだ外注化戦略は以下の通りです：
1. 業務の棚卸しと分類：すべての事務業務を「コア業務」と「ノンコア業務」に分類。データ入力や書類作成など付加価値の低い作業を特定しました。
2. 段階的な外注化：まず給与計算と請求書発行から開始し、成功を確認後に経費精算、データ入力へと拡大。専門のBPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）企業と契約しました。
3. 社内人材の再配置：外注化で空いた人材を営業支援や顧客フォローなど、売上に直結する業務へシフト。
4. システム連携の構築：自社の基幹システムと外注先のシステムを連携させ、二重入力をなくし効率化。
この結果、同社では以下の成果を得ることができました：
– バックオフィス部門の残業時間が月平均40時間からゼロへ
– 外注費は月額50万円程度発生したものの、人件費削減と売上増で年間約3,000万円の利益改善
– 営業利益率が10%から15%へ上昇
– 社員の満足度向上と離職率の低下
外注化を成功させるポイントは、単なるコスト削減ではなく「社内リソースの最適配分」という視点です。外注先選定の際は、価格だけでなく、セキュリティ対策や業界知識、レスポンス速度などを重視しました。
中小企業の多くは「すべてを社内で完結させたい」という思いから外注化に踏み切れないケースが多いですが、テクノフューチャーの事例は、適切な外注化戦略が中小企業の競争力強化に直結することを証明しています。
現在では、クラウド会計ソフトとの連携や、AIを活用した高度な業務の外注化も可能になっています。自社の強みに集中し、それ以外は思い切って外部リソースを活用する—この考え方が、中小企業の生存戦略として今後ますます重要になるでしょう。
5. 「経理・総務・人事の外注化で得られた想定外のメリットとは？実績企業が暴露」
外注化の目的として多くの企業が想定するのは「コスト削減」や「業務効率化」ですが、実際に経理・総務・人事業務を外部委託した企業からは、当初予想していなかった多くのメリットが報告されています。ある自動車部品製造業の中堅企業では、経理・総務・人事業務をアウトソーシングした結果、想定していた15%のコスト削減に加え、「社内の意思決定スピードが劇的に向上した」と語ります。
「経理データの分析レポートが毎週提出されるようになり、問題点の早期発見・対応が可能になりました。以前は月次決算後にようやく分かる問題が、今では週単位で把握できるため、素早い是正措置が取れるようになっています」と同社CFOは説明します。
IT関連サービス企業のケースでは、人事業務の外注化後、「採用コストが40%削減されただけでなく、採用候補者の質が向上した」という予想外の成果が得られました。専門のリクルーターによる採用活動の効率化と、採用プロセスの最適化がもたらした相乗効果です。
また、中小規模の小売チェーンでは、総務業務のアウトソーシングにより「店舗スタッフの本来業務への集中度が上がり、顧客満足度が12ポイント上昇した」という調査結果が出ています。バックオフィス業務から解放されたスタッフが、顧客対応や売場づくりにより多くの時間を割けるようになったことが要因です。
経理業務を外注した不動産開発会社では、「専門家による細かな税務戦略の提案により、合法的な節税効果で年間約2,000万円のコスト削減ができた」と報告しています。社内では気づかなかった税制優遇措置の活用や経費計上の最適化など、専門知識を持つ外部パートナーならではの提案が実現した成果です。
さらに複数の企業から共通して報告されているのが「有事の際の業務継続性の向上」です。パナソニックやキヤノンなどの大手企業でも一部業務のアウトソーシングを進める中、災害やパンデミック時にも重要なバックオフィス機能が維持できるというBCP（事業継続計画）上のメリットが高く評価されています。
外注化の成功事例では、単なるコスト削減を超えた「本業への集中による競争力向上」が共通して見られます。株式会社リクルートのある部門では「採用業務の一部外注化により、採用担当者が戦略的な人材計画立案に集中できるようになった結果、部門全体の生産性が23%向上した」というデータも示されています。
これらの事例が示すように、適切な外注先の選定と明確な業務範囲の設定ができれば、経理・総務・人事のアウトソーシングは、当初想定していた以上の多角的なメリットをもたらす可能性を秘めています。コスト削減だけを目的とするのではなく、経営戦略の一環として捉えることで、さらなる競争優位性の構築につながるでしょう。
