ビジネスの現場で秘書として活躍するには、ただのサポート役に留まらず、あらゆる状況に対応できるプロフェッショナルなスキルが求められます。中でも会食の場所設定やオーバーブッキングの解消は、秘書業務の中でも特に重要なポイント。今回は、秘書のプロが実際に行っているテクニックをたっぷりご紹介します！
まずは会食場所の設定について。ポイントは「相手の好みをリサーチすること」と「アクセスの良さを考慮すること」です。相手の食の好みやアレルギー情報を事前に確認し、それに合ったレストランを選ぶことは基本中の基本。さらに、会食の目的が商談であれば、周囲の音が気にならない静かな個室を選ぶのもポイントです。東京であれば、丸の内や銀座周辺はビジネスランチに適したレストランが多く、選択肢が豊富です。
次に、オーバーブッキングの解消法について。スケジュール管理は秘書業務の要ですが、時にはどうしても予定が重なってしまうことも。そんな時は、まず優先順位を冷静に見極めましょう。クライアントとの会議が重なった場合は、上司や関係者に事情を説明し、会議のリスケジュールをお願いすることも必要です。また、代役を立てることが可能なら、信頼できる同僚や他の秘書に頼むことも一つの方法です。
さらに、デジタルツールをフル活用するのも現代秘書の必須スキル。GoogleカレンダーやOutlookを活用して、全ての予定を一元管理すると、予定の重複を未然に防ぐことができます。また、SlackやTeamsを使ってチーム内で迅速に情報共有することも大切です。周囲との連携を密にすることで、突然のアクシデントにも柔軟に対応できる体制を作りましょう。
最後に、秘書業務は常に「先を見越した準備」が大切です。どんなに完璧に計画しても、予期せぬ事態は起こり得ます。だからこそ、常に備えを怠らず、何事にも冷静に対処できるようにしておくことが、秘書としての信頼を築く鍵となります。
この記事が、秘書業務に携わる皆さんの日々の業務に少しでも役立つことを願っています！
