こんにちは！今日は中小企業の経営者なら絶対に知っておくべき「コスト削減の秘策」についてお話します。
人件費の悩みを抱える中小企業経営者の方々、耳寄りな情報です！実は今、多くの企業が事務代行サービスを活用して大幅なコスト削減に成功しています。「人件費30%カット」って聞くと怪しく感じるかもしれませんが、これは実際に達成された実例なんです。
「でも外部に仕事を任せるなんて不安…」そんな声も聞こえてきそうですが、今回はそんな不安を吹き飛ばす成功事例をたっぷりご紹介します。経理や総務の業務を外注することで、単なるコスト削減だけでなく、想像以上のメリットが得られた企業の声も集めました。
社員の離職や残業代の増加に頭を悩ませている経営者の方、この記事を読めば事務代行サービスの可能性が見えてくるはずです。年間300万円もの経費削減に成功した企業の体験談など、リアルな成果をお伝えします！
中小企業の経営を楽にする方法、ぜひ最後までお付き合いください。
目次
1. 忙しい中小企業オーナー必見！たった3ヶ月で人件費30%カットに成功した秘密の外注先
中小企業の経営者なら誰もが直面する「人件費の壁」。特に事務処理業務は必須でありながらコストパフォーマンスに悩む経営者が多いのが現状です。ある電子部品メーカーA社（従業員30名）では、経理・総務部門の人件費が年間1,800万円にも達し、社長の頭痛の種となっていました。
「このままでは利益率が下がる一方で、でも事務作業は誰かがやらなければならない」。そう悩んでいた社長が出会ったのが、事務代行サービスです。
A社が選んだのは「ビズサポート」という事務代行サービス。請求書発行、経費精算、給与計算など、これまで社内で2名の正社員が行っていた業務を段階的にアウトソーシングしました。
最初は不安もあったA社でしたが、導入後わずか3ヶ月で人件費が30%削減。さらに驚くべきことに、業務効率は20%向上したのです。
「最初は外部に任せるのに抵抗がありました。しかし、専門家に任せることで、むしろ業務の質が上がり、社内スタッフは本来の業務に集中できるようになりました」とA社の社長は語ります。
特に効果があったのは以下の3つの業務です：
・請求書発行と入金管理：月80件の請求書処理が半日から2時間に短縮
・給与計算：ミスが激減し、問い合わせ対応時間が90%削減
・経費精算：承認フローのデジタル化により処理時間が1/3に
中小企業にとって、すべての業務を社内で完結させる「自前主義」はもはや時代遅れかもしれません。専門性の高い事務代行サービスをうまく活用することで、コスト削減と業務効率の両立が実現できるのです。
次回は、事務代行サービスを選ぶ際のポイントと失敗しないための導入ステップについて解説します。
2. 「もう残業代に悩まない」事務代行で驚くほど会社の経費が減った実例を公開します
中小企業の経営者にとって悩みのタネとなる残業代。特に月末や決算期には経理担当者の残業が慢性化している企業は少なくありません。ある製造業の中小企業A社（従業員50名）では、経理部門の3名が毎月平均して一人あたり20時間の残業をしていました。この残業代だけで月額約15万円、年間で180万円もの支出となっていたのです。
しかしA社が事務代行サービス「BPOソリューションズ」を活用したところ、請求書処理や給与計算、経費精算などの定型業務を完全に外部委託することに成功。その結果、経理部門の残業時間は月平均でわずか5時間にまで激減しました。残業代は月額約4万円となり、年間で約130万円のコスト削減を実現したのです。
さらに驚くべきは、事務代行サービスへの委託費用は月額8万円程度。単純計算でも残業代の削減分だけで年間約50万円のプラスとなりました。加えて、経理部門の社員を1名減らし、より付加価値の高い業務にシフトすることで、人件費全体で約30%の削減に成功しています。
小売業のB社（従業員30名）の事例も興味深いものです。顧客管理や受発注業務に多くの時間を費やしていたB社では、事務代行サービス「オフィスアシスト」と契約。オンラインシステムを活用した在庫管理と受発注の自動化により、事務作業が劇的に効率化されました。その結果、パート従業員2名分の人件費（年間約350万円）の削減に成功。しかも顧客対応の質は向上し、リピート率が15%アップするという副次効果も生まれました。
経営コンサルタントの調査によれば、適切に事務代行サービスを活用した中小企業の約80%が、導入から6ヶ月以内に目に見える効果を実感しているといいます。特に経理・人事・総務といったバックオフィス業務の外部委託は、コスト削減効果が高いだけでなく、本業へのリソース集中という戦略的メリットももたらします。
実際、専門的な事務代行サービスは単なる「仕事の肩代わり」ではなく、業務フローの見直しや効率化のアドバイスも含めたトータルサポートを提供しています。例えば「ビジネスサポートセンター」では、クライアント企業の業務分析から始め、最適な業務設計を提案した上でサービス提供を行うため、想像以上の効率化を実現できるケースが多いのです。
事務代行サービスの活用は、もはやコスト削減の秘策ではなく、中小企業の経営戦略として定着しつつあります。残業代の削減だけでなく、業務品質の向上、そして何より経営者や社員が本来注力すべき業務に集中できる環境を整えることができるのです。
3. 中小企業の救世主！経理・総務を外注して得られた”想定外”のメリット3選
中小企業が事務代行サービスを導入することで得られるメリットは、実は人件費削減だけではありません。多くの経営者が経験している「想定外の効果」に注目すると、事務代行サービスがいかに企業経営にプラスをもたらすかが見えてきます。
まず1つ目の想定外のメリットは「社内コミュニケーションの質の向上」です。経理や総務の日常業務を外部委託することで、残った社員は本来の専門業務や企画業務に集中できるようになります。あるIT関連の中小企業では、事務作業の外部委託後、毎週のミーティング内容が「事務処理の進捗確認」から「新規プロジェクトの戦略立案」へと変化。結果として、社員のアイデア創出が活発になり、新規事業の立ち上げにつながったケースもあります。
2つ目は「業務プロセスの最適化」です。外部の専門家に業務を委託する過程で、これまで当たり前と思っていた社内の業務フローの非効率さが浮き彫りになることが少なくありません。実際、埼玉県のある製造業では、請求書処理を外部委託する際に、承認フローを見直したところ、従来7段階あった承認プロセスが3段階に簡略化され、決裁スピードが2倍以上に向上しました。プロフェッショナルの視点を取り入れることで、自社だけでは気づけなかった業務改善点が明らかになるのです。
3つ目の意外なメリットは「リスク管理の強化」です。経理業務などを専門の事務代行サービスに委託することで、最新の法令遵守や税制改正への対応が自動的に行われるようになります。愛知県の中堅建設会社では、経理業務を外注したことで、見落としていた税制優遇措置の適用に気づき、年間約200万円の税負担軽減につながったという事例もあります。専門家の目が入ることで、コンプライアンスリスクの低減と同時に、思わぬコスト削減の機会も生まれるのです。
これらの「想定外のメリット」は、単純な人件費削減の効果を大きく上回る価値を企業にもたらします。事務代行サービス導入を検討する際は、コスト面だけでなく、こうした多角的な効果も視野に入れることで、より戦略的な判断ができるでしょう。
4. 社員が辞めても大丈夫！事務代行で乗り切った社長が語る人件費削減のリアルな効果
「急に経理担当が退職すると告げられたときは頭が真っ白になりました」と話すのは、横浜市で電子部品製造業を営む山本製作所の代表取締役・山本智幸さん。従業員20名の同社では、経理業務を一人の社員に依存していたため、その社員の突然の退職は経営に大きな打撃を与えかねない状況でした。
しかし山本社長は危機をチャンスに変えました。「新たに経理担当者を雇用する代わりに、思い切って事務代行サービスに依頼することにしたんです」。選んだのはビズサポート社の「バックオフィスパッケージ」というサービス。経理、給与計算、請求書発行などを一括して依存できるプランでした。
「最初は不安でしたよ。社内の情報を外部に出すことへの抵抗もありましたし、本当に上手くいくのかという懸念もありました」と山本社長は当時を振り返ります。しかし、結果は予想以上でした。
まず目に見えて変わったのが人件費です。「経理担当者の人件費は年間約600万円でしたが、事務代行サービスは月額15万円、年間180万円程度で収まりました。単純計算で70%のコスト削減です」と山本社長は数字を示します。
さらに、事務作業のミスも減少しました。「プロの目で見てもらえるので、以前よりもミスが少なくなりました。特に税務関係の処理は専門家の知見が入るため、安心感が違います」
業務効率の向上も見逃せないポイントです。「社内にいた頃は経理担当者が他の雑務も抱えていましたが、専門サービスに切り替えたことで処理スピードが格段に上がりました。月次決算の資料が以前より1週間早く手元に届くようになり、経営判断のスピードも上がりましたね」
もちろん課題もありました。「導入初期は情報の受け渡しや業務フローの調整に時間がかかりました。また、緊急の問い合わせにすぐ対応してもらえないケースもあります」と山本社長。しかし、これらの課題は時間とともに解消されていったといいます。
「今では社内に専任の経理担当者がいなくても全く問題なく業務が回っています。むしろ、経理業務に割いていた時間を本業の製造技術向上や営業活動に使えるようになり、会社全体の生産性が向上しました」
山本社長のケースは極端な例かもしれませんが、多くの中小企業が同様の課題を抱えています。特に小規模な企業ほど、一人の社員が複数の業務を担当していることが多く、その社員の退職は大きなリスクとなります。
事務代行サービスは単なるコスト削減策ではなく、人材リスクの分散や業務品質の向上、そして本業への集中といった多面的なメリットをもたらす可能性を秘めています。人手不足が深刻化する中、中小企業の新たな選択肢として注目を集めています。
5. 「最初は不安だった…」事務代行サービスで年間300万円浮いた中小企業の体験談
東京都内で建設資材卸を営む山田商事（従業員24名）の経営者・山田さんは、長年悩んでいた人件費と事務処理の非効率さを解消するため、事務代行サービスの導入を決意しました。「正直、社内の事務作業を外部委託することに不安がありました」と当初の心境を語ります。
導入前の山田商事では、経理担当者2名が請求書発行や給与計算、データ入力などに月間約160時間を費やしていました。これが事務代行サービス「ビズサポート」の利用開始から3ヶ月で、社内での事務作業時間は70時間にまで削減。担当者1名は営業サポート業務へシフトすることができました。
「コスト面では、人件費と社会保険料を含め年間約300万円の削減に成功しました。外部委託費用を差し引いても純減です」と山田さん。同社が選んだのは月額固定制のプランで、繁忙期でも追加費用がかからない点が決め手になったといいます。
特に効果を実感したのが、請求書発行業務です。以前は月末に担当者が残業して対応していましたが、代行サービス導入後は営業日報をシステムに入力するだけで自動的に処理されるようになりました。「お客様からの入金確認も迅速になり、資金繰りが改善しました」と実務面でのメリットも大きいようです。
導入の際のポイントは、段階的に業務を移行したことでした。最初は請求書発行だけを委託し、その後給与計算、経費精算へと徐々に範囲を広げました。「一度に全部変えるのではなく、小さく始めて成功体験を積み重ねたことが良かった」と山田さん。
社内からは当初「仕事を取られるのでは」との懸念の声もありましたが、単純作業から解放されたスタッフからは「本来の営業サポート業務に集中できるようになった」と好評です。経理担当者も月末の残業がなくなり、ワークライフバランスが改善しました。
中小企業診断士の鈴木氏は「事務代行サービスは単なるコスト削減だけでなく、社内リソースの最適化というメリットがある」と指摘します。実際、山田商事では空いた時間を使って新規開拓に注力した結果、売上も前年比8%増加しています。
「最初の一歩を踏み出すのは勇気がいりましたが、今では導入して本当に良かったと思っています。中小企業こそ、こういったサービスを活用すべきです」と山田さんは強調します。人材不足が深刻化する中、業務効率化の選択肢として事務代行サービスの重要性はますます高まっていくでしょう。
