テレワークって便利だけど、意外と事務作業が増えたりして困っていませんか？「リモートワーク導入したのに業務効率が上がらない…」というお悩みをよく耳にします。実はテレワークと事務代行を組み合わせることで、驚くほど業務が効率化できるんです！今回は、テレワーク導入企業が成功している「事務作業の外注テクニック」や「時間を取り戻す方法」について徹底解説します。社員の残業時間が激減した事例や、意外と知られていない書類管理のコツなど、すぐに実践できる内容ばかり。「これって外注できるの？」という疑問にもお答えします。テレワークを導入したけれど思うような効果が出ていない企業の方、業務効率化に悩む経営者や人事担当者の方は、ぜひ参考にしてください！
目次
1. テレワーク中の「あの作業」、実は外注できます！事務代行で時間を取り戻す方法
テレワークが日常となった今、多くの企業が直面しているのは「見えない業務の山」の問題です。オフィスにいれば5分で済んでいた確認作業が、リモートでは何倍もの時間がかかる現実。特に膨大な事務作業は、コア業務に集中したい担当者にとって大きな負担となっています。
実はこれらの作業、ほとんどが外部の事務代行サービスに委託可能なのです。例えば、請求書処理、データ入力、スケジュール調整といった定型業務は、専門のバーチャルアシスタントに任せることで、社員一人当たり週に平均5〜10時間もの時間を創出できます。
あるIT企業では、テレワーク移行後に社内アンケートを実施したところ、約40%の社員が「事務作業に以前より時間がかかる」と回答。同社が株式会社CasterBizのようなプロフェッショナルな事務代行サービスを導入したところ、月間約120時間の業務削減に成功し、その時間を新規プロジェクト開発に充てられるようになりました。
特に効果的なのは以下の業務です：
・メールの仕分けと返信下書き
・オンライン会議の設定と議事録作成
・経費精算の処理と管理
・顧客データベースの更新と管理
・資料作成の補助と編集
注目すべきは、これらのサービスが従来の派遣社員を雇うよりもコスト効率が高いこと。必要な時間だけ利用できるため、人件費の最適化が図れます。テレワーク環境下で生産性を向上させるためには、「自社でやるべきこと」と「外部に任せるべきこと」の線引きが重要なのです。
2. 社員の残業激減！テレワーク×事務代行で実現した驚きの業務効率化
テレワークと事務代行サービスの組み合わせが、多くの企業で残業時間の大幅削減に貢献しています。ある製造業の中堅企業では、テレワーク導入と同時に事務代行を活用したことで、平均残業時間が月30時間から8時間に激減した事例があります。この劇的な変化はどのように実現したのでしょうか。
まず注目すべきは、「業務の棚卸し」です。テレワーク環境下で各社員の業務を詳細に分析し、本来の専門性を活かすべき業務と、事務代行に委託できる業務を明確に分けました。データ入力や資料作成、スケジュール管理などの定型業務は積極的に外部委託し、社員は企画立案や顧客対応などの付加価値の高い業務に集中できる環境を整えたのです。
特に効果が高かったのは「会議資料の準備」と「経費精算業務」の代行でした。これらの業務は社員が最も時間を取られていた項目で、月間約40時間を要していましたが、事務代行サービスに委託することで社員の負担が大幅に軽減されました。サンフラワー・オフィスサポートなどの事務代行サービスでは、オンラインでの資料受け渡しからセキュリティ面まで考慮されており、テレワーク環境との親和性が高いのが特徴です。
また、事務代行サービスを活用する際の成功のポイントは「業務マニュアルの整備」にあります。曖昧な指示では良い結果は得られません。業務フローを明確化し、必要なテンプレートを用意することで、短期間での効率化が実現します。初期投資として時間はかかりますが、一度整備すれば長期にわたって恩恵を受けられます。
さらに、事務代行サービスとの連携を強化するために、クラウドストレージやプロジェクト管理ツールなどのデジタルツールの活用も効果的です。Google WorkspaceやMicrosoft 365などのクラウドサービスを活用することで、場所を問わず情報共有がスムーズに行えます。
テレワークと事務代行を組み合わせることで、単なる業務のアウトソースにとどまらず、組織全体の生産性向上につながります。社員は創造的な仕事に集中でき、結果として企業の競争力強化にも寄与するのです。今後の働き方改革において、この組み合わせはますます重要性を増していくでしょう。
3. もう悩まない！テレワーク時代の書類管理、事務代行のプロが教える解決法
テレワーク環境下での書類管理は多くの企業が頭を悩ませる課題です。オフィスに保管されている書類にアクセスできない、電子化されていない資料の共有が困難、承認フローが複雑になるなど、問題は山積みです。ここでは事務代行のプロフェッショナルとして培った知見から、効率的な書類管理の方法をご紹介します。
まず取り組むべきは「紙文書の電子化プロジェクト」です。重要書類から優先順位をつけて計画的にスキャンし、クラウドストレージに保存していきましょう。Box、Dropbox Business、Google Workspaceなどのサービスは検索性も高く、権限設定も細かく行えるため最適です。電子化作業そのものは事務代行サービスに依頼することで、本業に集中しながら移行を進められます。
次に「電子承認システム」の導入も検討すべきポイントです。DocuSignやAdobeSignといった電子署名サービスを活用すれば、契約書や申請書の承認プロセスをペーパーレス化できます。これにより承認スピードが格段に向上し、書類の紛失リスクも軽減されます。
また「ファイル命名ルール」の標準化も重要です。例えば「部署名_文書種類_作成日_作成者」といった統一フォーマットを設けることで、検索効率が飛躍的に高まります。事務代行サービスを利用する際も、このルールを共有することでスムーズな連携が可能になります。
さらに「書類保管期限の明確化」も忘れてはなりません。法定保存期間を考慮しつつ、不要になった書類は定期的に廃棄するルールを設けましょう。これにより情報漏洩リスクの低減とストレージコストの最適化が図れます。TMC（東京メディカルクリニック）のような医療機関では、カルテの保存期間を明確に定め、適切な廃棄処理を事務代行会社に委託しています。
テレワーク環境下での書類管理は一朝一夕には解決しません。しかし、専門の事務代行サービスを活用し、段階的に電子化を進めていくことで、どこからでもアクセス可能な効率的な書類管理体制を構築できます。最終的には書類管理にかかる時間を削減し、コア業務への集中度を高めることが可能になります。
4. テレワーク導入企業が密かにやっている事務作業の外注テクニック完全公開
テレワークが標準化した今、多くの企業が直面しているのは「どの業務を社内で行い、どの業務を外部委託すべきか」という判断です。実は業績を伸ばしている企業ほど、事務作業の外注を戦略的に行っています。ここでは、成功企業が実践している外注テクニックを公開します。
まず押さえておきたいのは「コア業務とノンコア業務の明確な切り分け」です。例えば、大手IT企業のDeNAでは、社内の管理部門が行っていた経費精算業務を完全に外部委託し、社員は本来の業務に集中できる環境を整えました。これにより約30%の工数削減に成功しています。
特に効果が高い外注対象は「定型業務」です。データ入力、ファイリング、スキャン作業などは、事務代行サービスに委託することで、コスト削減と品質向上の両方を達成できます。株式会社TMJのような専門事業者は、OCR技術と人力チェックを組み合わせたハイブリッド方式で99.9%以上の精度を実現しており、多くの企業から高い評価を得ています。
外注する際の重要なポイントは「段階的な移行」です。全ての業務を一度に外注するのではなく、まずは単純作業から始め、成功体験を積み上げていくアプローチが効果的です。ある中堅メーカーでは、最初に名刺管理だけを外部委託し、その効果を確認した後、順次会議資料作成や顧客データベース更新などに拡大していきました。
また、意外と見落としがちなのが「スポット的な外注」です。繁忙期や大型プロジェクト時だけ事務代行を活用するという方法も効果的です。人材派遣大手のパソナでは、企業の繁忙期に合わせた「スポット事務代行パック」を提供し、多くの企業が活用しています。
さらに先進的な企業では、AIと事務代行を組み合わせた「ハイブリッド外注」も始まっています。チャットボットで一次対応し、複雑な案件のみ人間のオペレーターに回すという方法で、コールセンター業務の効率化に成功した企業も増えています。
外注成功の秘訣は「明確なKPI設定」にあります。単に「業務を任せる」のではなく、期待する成果を数値化し、定期的に評価する仕組みを構築することが重要です。例えば、請求書処理の場合、「処理時間30%短縮」「エラー率1%未満」など具体的な目標を設定しましょう。
最後に忘れてはならないのが「セキュリティ対策」です。外部委託する際は、情報漏洩リスクを最小化するための対策が不可欠です。NDAの締結はもちろん、アクセス権限の制限、ログ管理の徹底など、多層的な対策を講じている企業ほど、安心して外注できています。
テレワーク時代の外注戦略は、単なるコスト削減ではなく、企業の競争力強化に直結する重要な経営判断です。今回紹介したテクニックを参考に、自社に最適な外注戦略を構築してみてはいかがでしょうか。
5. 「あんなことまで頼めるの？」テレワーク企業が選ぶ事務代行サービスの活用術
テレワーク環境での業務効率化を追求する企業にとって、事務代行サービスは強力な味方となります。「そこまで外注できるの？」と驚かれることもありますが、実はテレワーク企業が活用している事務代行サービスの範囲は想像以上に広がっています。
まず注目したいのが書類の電子化サービスです。紙の資料が山積みになっている企業では、セキュリティに配慮したスキャンサービスを利用することで、テレワークでもあらゆる資料にアクセスできる環境を整えられます。株式会社ワンプッシュなどは、機密文書の電子化に対応した信頼性の高いサービスを提供しています。
また、データ入力業務の代行も人気です。請求書や名刺情報、アンケート結果など、単純作業ながら時間を要するデータ入力をアウトソースすることで、コア業務への集中が可能になります。マンパワーグループ株式会社のような大手人材サービス会社は、精度の高いデータ入力サービスを展開しています。
さらに、バーチャルアシスタントの活用も広がっています。スケジュール管理やメール対応、予約代行など、秘書的な業務をリモートで依頼できるサービスです。ココネ株式会社の「バーチャルアシスタントサービス」では、専門知識を持ったアシスタントが企業の日常業務をサポートしています。
意外に思われるかもしれませんが、電話応対の代行サービスもテレワーク企業には欠かせません。オフィスに人がいなくても、プロフェッショナルな電話対応が可能になるからです。株式会社ベルシステム24のコールセンターサービスは、多くの企業に利用されています。
経費精算や給与計算などの財務関連業務も、外部委託の対象として注目されています。freee株式会社のようなクラウド会計サービスと組み合わせることで、バックオフィス業務の大幅な効率化が実現します。
事務代行サービスを選ぶ際のポイントは、セキュリティ対策、料金体系の透明性、コミュニケーション方法の3点です。特にテレワーク環境では、オンラインでのやり取りが中心となるため、レスポンスの速さや報告の丁寧さも重要な選定基準となります。
テレワークの定着に伴い、事務代行サービスの活用は「贅沢」ではなく「戦略的投資」へと変化しています。コア業務への集中と業務効率の最大化を目指すなら、自社に最適な事務代行サービスの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
