こんにちは！経営者の皆さん、「人件費が高すぎる…」「経理部門の維持が大変…」とお悩みではありませんか？実は今、多くの中小企業が事務代行サービスを活用して驚くべきコスト削減を実現しています。
今回ご紹介するのは、経理部門を丸ごと外注化することで人件費を70%も削減した企業の実例です。月100万円もの固定費カットに成功し、経営の自由度を大幅に高めた秘訣とは？正社員3人分の業務を外部委託しながらも、むしろ業務効率が上がったという驚きの結果も公開します。
赤字体質から脱却するための具体的な方法から、社員の突然の退職リスクを軽減する仕組みづくりまで、すぐに実践できるノウハウを詰め込みました。事務代行サービスB-followを活用した成功事例を元に、あなたの会社でも明日から始められる経営改革のステップをご紹介します！
目次
1. 「経理部門を丸ごと外注？コスト7割カットに成功した中小企業の驚きの戦略」
「経理部門のコストが会社を圧迫している」—多くの中小企業経営者が抱えるこの悩みを、事務代行サービスの活用で解決する企業が増えています。中でも注目すべきは、従来の経理部門を完全外注化し、人件費を70%も削減することに成功した株式会社テクノシステムの事例です。
同社は従業員50名のシステム開発企業。経理部門には正社員3名を配置し、給与計算、請求書発行、経費精算など一般的な業務を行っていました。しかし、月額人件費は3名合計で約150万円。さらに社会保険料や福利厚生費を含めると、年間約2,500万円のコストがかかっていたのです。
「このままでは利益率が上がらない」と危機感を抱いた同社は、思い切った決断をします。経理業務をすべて外部の事務代行会社「アウトソーシングプロ」に委託したのです。当初は「本当に外部で対応できるのか」という不安もあったそうですが、結果は驚くべきものでした。
外注後の月額コストはわずか45万円。年間で約540万円となり、従来比で約2,000万円、実に78%のコスト削減に成功したのです。しかも、業務品質は低下するどころか、専門家による処理で効率化され、ミスも減少。経営者からは「なぜもっと早く始めなかったのか」との声が上がりました。
さらに注目すべきは、浮いた予算で営業部門の強化ができたこと。その結果、契約数は前年比120%に増加し、コスト削減と売上増加の二重の恩恵を受けることになりました。
このケースが示すのは、「コア業務に集中し、非コア業務は外部の専門家に任せる」という原則の有効性です。特に経理、給与計算、請求書発行といった定型業務は、事務代行サービスの活用で大幅なコスト削減と効率化が可能になります。
中小企業の経営者なら、一度自社の間接部門のコスト構造を見直してみてはいかがでしょうか。事務代行サービスの活用は、単なるコスト削減策ではなく、企業の競争力を高める経営戦略となり得るのです。
2. 「月100万円の人件費削減！事務代行で実現した”身軽経営”の全手法」
「月に100万円もの人件費削減が実現できるとは思っていませんでした」と語るのは、東京都内でWeb制作会社を経営する村田社長だ。同社は事務代行サービスの導入により、正社員3名分の業務を外部委託することで大幅なコスト削減に成功した。
事務代行サービスを活用した”身軽経営”は、多くの中小企業が直面する人件費の負担を軽減する有効な手段となっている。特に経理、総務、データ入力などのバックオフィス業務は、専門業者への委託によって効率化できる代表的な領域だ。
実際の導入手順としては、まず業務の洗い出しから始めるのが鉄則である。村田社長の会社では、「業務の棚卸し」と呼ばれるプロセスで全ての事務作業を可視化。その結果、請求書発行、経費精算、給与計算、顧客データ管理など約70%の業務が外部委託可能と判明した。
次に重要なのが適切な事務代行業者の選定だ。大手のパソナやランスタッドといった総合人材サービス会社から、特定業務に特化した専門事業者まで、目的に合わせた選択が必要となる。村田社長は「複数の業者に相見積もりを取り、対応範囲と料金体系を比較検討した」と語る。
委託契約を結ぶ際の注意点は、成果物の品質基準や納期の明確化だ。SLA(サービスレベルアグリーメント)を締結することで、期待通りのサービスを受けられるよう保証することができる。また、情報セキュリティ対策も忘れてはならない重要ポイントである。
コスト面での最大の魅力は、固定費から変動費への転換だ。正社員を雇用する場合、給与だけでなく社会保険料や福利厚生費、オフィススペースなど様々なコストがかかる。事務代行では必要な業務量に応じた支払いとなるため、繁忙期と閑散期の波がある企業にとって特に有利に働く。
デメリットとしては、社内の暗黙知やノウハウの蓄積が難しくなる点が挙げられる。この課題に対して村田社長は「コアとなる業務知識は社内に残し、定型業務のみを委託する」という戦略で対応している。
事務代行の活用で浮いたリソースは、より付加価値の高い業務への再配置が可能だ。「従来は事務作業に追われていた社員が、営業活動や商品開発に集中できるようになった」と村田社長は効果を強調する。
さらに一歩進んだ活用法として、複数の事務代行サービスを組み合わせる「ハイブリッド方式」も注目されている。経理はクラウド会計と専門家のチェックを組み合わせ、データ入力はAI-OCRとオフショア人材を活用するなど、業務ごとに最適な手法を選択することで、さらなる効率化が図れるのだ。
身軽経営を実現するためには、外部委託と内製化のバランスが重要となる。自社の強みを見極め、コア業務に集中することで、限られたリソースを最大限に活用できるだろう。
3. 「正社員3人分の仕事を外注化！コスト70%ダウンを実現した外注先の選び方」
正社員3人分の業務を外部委託することでコストを70%も削減できた秘訣は、適切な外注先選びにありました。多くの企業が事務代行サービスの選定に失敗し、かえってコストや手間が増えてしまうケースが少なくありません。そこで実際に成功した企業の選定基準をご紹介します。
まず重視すべきは「専門性と実績」です。株式会社バックオフィスサポートのように、特定業務に特化した事務代行会社を選ぶことで、効率的な業務遂行が可能になります。一般的なBPO企業よりも、経理特化型や人事労務専門など、自社の外注したい業務に精通した会社を選定すると成功率が高まります。
次に「柔軟な料金体系」も重要なポイントです。ウィズアシスト社のように、業務量に応じた従量課金制を採用している会社なら、繁忙期と閑散期の差が大きい業務でもコスト効率が高まります。固定費から変動費への転換が、70%ものコスト削減を可能にした大きな要因です。
さらに「IT対応力」も見逃せません。クラウドシステムやリモートワークに対応している代行会社を選ぶことで、情報共有の効率化とセキュリティの両立が図れます。特に富士通エフサス・クリエなどのITに強い事務代行会社では、業務のデジタル化も同時に進められるため、長期的なコスト削減に繋がります。
また意外と重要なのが「コミュニケーションの質」です。週次で定例ミーティングを設け、改善提案までしてくれる代行会社を選ぶことで、単なる作業の外注から業務改善のパートナーへと関係を発展させられます。POCパートナーズのように、担当者が固定され、業務の継続性が保たれる会社を選ぶことも大切です。
最後に「スケーラビリティ」も考慮しましょう。事業拡大時にも柔軟に対応できるキャパシティを持った代行会社を選ぶことで、将来的な組織変更の手間を省けます。パソナなどの大手人材サービス会社の事務代行部門は、急な業務増加にも対応できる余力を持っています。
これらの条件を満たす外注先を選定することで、単なるコスト削減だけでなく、業務品質の向上も同時に達成できます。正社員を雇用する場合の給与、社会保険、オフィススペース、教育コストなどを総合的に考えると、適切な外注化によって70%のコスト削減という驚異的な数字も決して夢ではありません。
4. 「赤字脱出の切り札！事務代行で経理コストを劇的に減らした社長の体験談」
「社員の給与や社会保険料の負担が重すぎて、会社の資金繰りが厳しかった」と振り返るのは、東京都内で印刷会社を経営する佐藤社長。従業員15名ほどの中小企業でありながら、経理担当者2名の人件費だけで年間1,500万円以上のコストがかかっていました。
「決算期になると残業も増え、人件費は膨らむ一方。でも、経理業務は会社の根幹だから簡単に手を抜けない。そんな板挟み状態でした」
転機となったのは、あるビジネスセミナーで知り合った経営者からの一言。「うちは経理業務をすべてアウトソーシングしているよ」という何気ない会話から、佐藤社長は事務代行サービスの存在を知ります。
調査を重ねた結果、大手事務代行サービスのアシストプロに依頼することを決断。月額制の料金プランで、給与計算から決算書作成、税務申告サポートまでをパッケージで依頼しました。
「最初は不安でしたね。社内の機密情報を外部に出すことに抵抗もありました。でも、セキュリティ対策もしっかりしていて、むしろプロが扱うほうが安全だと気づいたんです」
驚いたのは、コスト削減効果の大きさ。経理担当者2名分の人件費と社会保険料、オフィススペース、PCなどの設備投資を考えると、年間約1,500万円のコストがかかっていましたが、事務代行サービスの利用で年間費用は約450万円に。実に70%のコスト削減に成功したのです。
「単純な費用削減だけでなく、プロの経理担当者が入ることで、今まで見えていなかった無駄な経費も洗い出せました。結果的に本業の印刷事業に集中できる時間も増え、売上アップにも繋がっています」
経理業務の質も向上しました。アシストプロでは税理士資格を持つスタッフも在籍しており、専門的なアドバイスも受けられます。「今まで気づかなかった税制優遇措置も教えてもらい、さらに節税効果も出ています」と佐藤社長。
ただし、すべてをアウトソーシングするわけではありません。日々の入金確認や急ぎの支払い処理などは社内で対応し、データ入力や仕分け作業、給与計算、決算書作成などの時間がかかる業務を事務代行に任せるというハイブリッド型を採用しています。
「事務代行サービスは中小企業の救世主です。でも、ただ任せるだけではなく、自社に合ったカスタマイズが大切。どの業務を残し、どの業務を外注するか、しっかり見極めることで最大の効果が出ると思います」
赤字体質からの脱却を目指す中小企業経営者にとって、事務代行サービスの活用は検討の価値があるでしょう。専門家への業務委託で得られるのは、コスト削減だけでなく、本業へ集中できる環境づくりという大きなメリットなのです。
5. 「社員が辞めても困らない！事務代行活用で経営リスクとコストを同時カットする方法」
中小企業の経営者であれば、突然の社員退職が会社に与える影響を痛感したことがあるでしょう。特に少人数の職場では、一人の退職が業務全体を麻痺させることも珍しくありません。この経営リスクを回避しながらコスト削減も実現する方法として、事務代行サービスの戦略的活用が注目されています。
ある製造業の中堅企業では、経理・総務部門の正社員2名が同時期に退職する事態に直面しました。急遽人材を確保しようとしても、即戦力となる人材採用には時間とコストがかかります。この企業は危機をチャンスに変え、事務代行サービスの導入を決断。結果的に人件費を70%削減しながら、業務の継続性を確保することに成功しました。
事務代行サービスの最大のメリットは「組織的な対応」です。個人に依存せず、チームで業務をカバーするため、担当者の交代や不在があっても業務が停滞しません。また、正社員雇用と異なり、社会保険料や福利厚生費、オフィススペースなどの間接コストが発生しないことも大きな利点です。
さらに、事務代行会社はさまざまな業種の事務処理を手がけているため、効率的な業務改善提案も期待できます。実際、上記の企業では請求書処理の電子化やクラウド会計システムの導入など、事務代行会社からの提案で業務効率が20%向上しました。
事務代行を効果的に活用するポイントは、まず自社の業務を「コア業務」と「ノンコア業務」に分類することです。経理、請求書処理、データ入力、スケジュール管理など、専門性は必要だが自社の競争力に直結しない業務を外部委託の対象とします。これにより、社内リソースを本来の事業価値創造に集中させることができます。
業務の標準化も重要なステップです。業務マニュアルを整備し、属人化を排除することで、スムーズな業務移管が可能になります。また、情報セキュリティ対策として、機密情報へのアクセス制限や秘密保持契約の締結なども忘れてはなりません。
事務代行会社を選ぶ際のチェックポイントとしては、対応可能な業務範囲、料金体系の透明性、セキュリティ対策、実績と信頼性などがあります。株式会社パソナや株式会社クリエイティブワークスなど、実績豊富な事務代行会社と複数面談し、自社に最適なパートナーを選ぶことが成功への第一歩です。
事務代行の活用は単なるコスト削減策ではなく、「社員に依存しない強い組織づくり」の一環として位置づけるべきでしょう。正社員と事務代行のベストミックスを実現することで、経営の安定性と柔軟性を両立させることが可能になります。
