こんにちは！経営者や人事担当の皆さん、「社員の給料は高いけれど、なかなか利益に結びつかない…」とお悩みではありませんか？実は、正社員の価値を最大化するカギは「業務の外注化」にあるんです！
今や多くの企業が取り入れている業務外注化。ただ人件費を削減するだけではなく、正社員の本当の価値を引き出し、会社の利益を倍増させる戦略として注目されています。でも「何を外注すべきか」「どうやって始めればいいのか」と迷っている方も多いはず。
このブログでは、実際に外注化で売上アップに成功した事例や、正社員にやってもらうべき業務とそうでない業務の見分け方、さらに明日から実践できる具体的な手順まで徹底解説します！
「正社員の仕事を外注に奪われる」という不安も払拭できる内容になっていますので、会社も社員もWin-Winになる外注化の秘訣を一緒に学んでいきましょう！ビジネスフォローでお役に立てる情報をお届けします。
目次
1. 「正社員は高い！」そんなあなたに教えたい業務外注化で利益を2倍にする方法
正社員のコストを考えると頭を抱えることがありませんか？給与、社会保険料、有給休暇、福利厚生…。一人雇うだけで年間数百万円のコストがかかります。しかし、正社員を減らすことが解決策ではありません。むしろ、正社員の価値を最大化する戦略的な外注化こそが、利益を飛躍的に伸ばす鍵なのです。
外注化の本質は「コア業務」と「ノンコア業務」を明確に区別することから始まります。多くの企業では、専門スキルを持つ正社員が事務作業や単純作業に時間を奪われています。アクセンチュアの調査によると、平均的なオフィスワーカーは勤務時間の約40%を本来の専門業務以外に費やしているというデータがあります。
例えば、月給35万円の営業マンが月の3割を事務作業に費やしているとしたら、約10万円分の人件費が非効率に使われています。これを外注すれば、専門職は本来の業務に集中でき、外注先も効率よく処理するため、トータルコストは大幅に削減されるのです。
実際にWeb制作会社A社では、デザイナーやエンジニアの事務作業をフリーランスのバーチャルアシスタントに外注化したところ、社員一人あたりの売上貢献度が1.8倍に向上しました。社員は創造的な業務に集中でき、顧客満足度も上がったのです。
外注化に成功するためのポイントは3つあります。まず、業務の切り分けを明確にすること。次に、コミュニケーションルールを確立すること。そして最後に、成果の測定方法を決めておくことです。特にクラウドソーシングサービスやフリーランスプラットフォームを活用すれば、必要な時に必要なだけリソースを確保できる柔軟性も手に入ります。
正社員のコストが高いからといって人員削減を考える前に、その価値を最大化する外注戦略を検討してみてください。正しく実行すれば、正社員の働きがいも向上し、企業の利益も倍増する可能性があるのです。
2. 社員の本当の価値を引き出す！無駄な業務は外注して売上アップした実例3選
社員の本来持つ能力を活かせていない企業は実に多いものです。特に日本企業では「何でも自分たちでやる」という文化が根強く、高給の社員が単純作業に時間を取られているケースが散見されます。ここでは業務の外注化によって社員の本当の価値を引き出し、売上を大幅にアップさせた実例を3つご紹介します。
【実例1】マーケティング会社の資料作成外注化
あるマーケティング会社では、クライアントへのプレゼン資料作成に社員が多くの時間を費やしていました。月に約80時間もの時間が資料作成に使われていたのです。この業務をデザイン専門の外注先に委託したところ、社員は本来の強みであるマーケティング戦略立案に集中できるようになりました。結果、新規顧客獲得数が3倍に増加し、売上は前年比140%を達成しました。
【実例2】製造業の経理業務効率化
老舗の中小製造業では、経理担当者が請求書処理や給与計算などのルーティンワークに追われ、資金繰り計画や投資判断などの重要業務に手が回っていませんでした。会計事務所に基本的な経理業務を外注化したことで、財務戦略に集中できるようになった結果、コスト削減と適切な設備投資が実現し、利益率が12%も向上しました。
【実例3】IT企業のカスタマーサポート改革
急成長中のIT企業では、エンジニアがカスタマーサポートも兼任していたため、新機能開発が遅れがちでした。カスタマーサポート業務を専門のBPO企業に委託したところ、エンジニアの開発時間が40%増加。その結果、新機能のリリースサイクルが短縮され、競合他社との差別化に成功し、半年で顧客数が2倍になりました。
これらの例から見えてくるのは、「業務の仕分け」の重要性です。すべての業務を社内で行おうとするのではなく、社員が本当の価値を発揮できる業務に集中させることが、企業の成長につながります。外注化を検討する際は、まず「この業務は社員でなければできないか？」という視点で見直してみましょう。そして社員には創造的な仕事、判断力を要する仕事、専門知識が必要な仕事に集中してもらうことで、企業全体のパフォーマンスが向上します。
3. 正社員が「やるべきこと」と「やらなくていいこと」の見極め方、知らないと損します
企業が成長を続けるためには、正社員の価値を最大化することが不可欠です。しかし、多くの企業では正社員が本来集中すべき業務以外の作業に追われ、生産性が低下しています。実際、日本企業の生産性は先進国の中でも低く、その原因の一つが「業務の振り分け」にあります。では、どのように正社員の「やるべきこと」と「やらなくていいこと」を見極めれば良いのでしょうか。
まず、コア業務とノンコア業務を明確に区別することから始めましょう。コア業務とは企業の競争力に直結する業務であり、ノンコア業務はそれ以外の補助的な業務です。例えば、製品開発や経営戦略の立案はコア業務、データ入力や定型的な事務作業はノンコア業務と言えます。正社員はコア業務に集中すべきで、ノンコア業務は外注化の対象として検討するのが基本です。
次に重要なのは、業務の専門性と頻度による分類です。高い専門性を要するが頻度が低い業務（例：決算業務）は外部の専門家に委託し、低い専門性で頻度も低い業務（例：備品管理）は完全に外注化するのが効率的です。一方、高い専門性と高頻度の業務（例：顧客対応）は正社員が担当し、企業のノウハウとして蓄積すべきです。
さらに、ROI（投資対効果）の観点からも業務を評価しましょう。正社員の時給換算コストは一般的に外注先よりも高いため、正社員の時間当たりの生み出す価値が時給を上回る業務に集中させることが重要です。例えば、営業担当者が事務作業に時間を取られるより、新規顧客開拓に集中したほうが企業価値は高まります。
また見落としがちなのが、業務の成長性です。将来的に企業の成長を牽引する可能性のある業務は、たとえ現時点での収益性が低くても正社員が担当し、ノウハウを蓄積すべきでしょう。例えば、新技術の研究開発や新市場の開拓などは短期的な収益に結びつかなくても、長期的な企業価値向上には不可欠です。
具体的な判断基準としては、「この業務を正社員が行わないと会社の競争力が落ちるか？」という問いが有効です。もし答えが「いいえ」なら、その業務は外注化の候補となります。このような判断を継続的に行い、正社員の業務を定期的に棚卸しすることで、組織全体の生産性向上につながります。
なお、業務の見極めは一度行えば終わりではありません。ビジネス環境や技術の変化に応じて定期的に見直すことが重要です。半年に一度は正社員の業務内容を分析し、本当に彼らがやるべき仕事に集中できているか確認しましょう。これにより、正社員一人あたりの生産性が向上し、企業全体の競争力強化につながります。
4. 今すぐできる！業務外注化で社員の生産性が劇的に上がる5つの手順
正社員の価値を最大化するには、業務外注化が効果的です。しかし「何から始めれば良いのか」と悩む経営者や人事担当者は多いでしょう。ここでは、すぐに実践できる業務外注化の5つの手順を解説します。これらのステップを踏むことで、社内リソースを本来の強みに集中させ、生産性を劇的に向上させることが可能です。
【手順1】現状業務の棚卸しと分類を行う
まず、社内の全業務を洗い出し、「コア業務」と「ノンコア業務」に分類します。コア業務とは企業の競争力に直結する業務、ノンコア業務はそれ以外の業務です。例えば製造業であれば、製品開発や品質管理はコア業務、経理や一般事務はノンコア業務に該当するでしょう。デロイトトーマツの調査によると、一般企業の業務の約40%はノンコア業務に分類されるとされています。
【手順2】外注化の優先順位を決める
分類した業務の中から、外注化の優先順位を決定します。優先度の高い順に並べると「①定型的な作業が多い業務」「②専門性が必要だが社内に専門家がいない業務」「③繁忙期と閑散期の波が大きい業務」となります。例えばデータ入力や経理処理、ウェブサイト管理などは外注化の効果が高い業務と言えるでしょう。
【手順3】適切な外注先を選定する
業務内容に最適な外注先を選びます。選定基準は「実績」「専門性」「コミュニケーション能力」「コスト」「セキュリティ対策」などです。クラウドソーシングサイトやBPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)企業、フリーランス人材など、業務の性質に合わせた外注先を選定しましょう。例えばクラウドワークスやランサーズなどのプラットフォームでは、細かな業務から専門的な業務まで幅広く対応可能です。
【手順4】明確なプロセスとマニュアルを整備する
外注化を成功させるには、業務プロセスの明確化とマニュアル整備が不可欠です。「何を」「どのように」「いつまでに」行うのか、成果物の基準や品質チェックの方法まで詳細に文書化します。これにより、外注先とのミスコミュニケーションを防ぎ、品質を担保できます。マイクロソフトのOneDriveやGoogle Driveなどクラウドツールを活用すれば、リアルタイムでの情報共有も容易になります。
【手順5】定期的な評価と改善を行う
外注化後も定期的に業務の評価と改善を行います。KPI(重要業績評価指標)を設定し、「納期遵守率」「品質基準達成率」「コスト削減率」などを定量的に測定します。評価結果に基づき、必要に応じて外注先の変更やプロセスの見直しを行いましょう。多くの企業では四半期ごとの評価が効果的とされています。
これら5つの手順を実践することで、社員は付加価値の高い業務に集中できるようになります。実際、マッキンゼーの調査では、適切な業務外注化によって企業の生産性が平均20〜30%向上するというデータもあります。今日から一歩ずつ進めていけば、社員の創造性と企業の競争力を同時に高めることができるでしょう。
5. 「正社員の仕事を奪う」は大間違い！外注化で会社も社員も幸せになる秘訣
業務の外注化というと「正社員の仕事を奪う」というネガティブなイメージを持つ方も少なくありません。しかし、適切に実施された外注化は、むしろ正社員の価値を高め、会社全体の生産性向上につながるのです。
外注化の本質は「業務の最適配分」にあります。単純作業や専門知識を要する特定業務をアウトソーシングすることで、正社員は本来の専門性や創造性を活かせる業務に集中できるようになります。例えば、経理部門の日々の入力作業を外注化することで、財務分析や経営戦略立案といった高度な業務に時間を割けるようになるのです。
日本IBM社の事例では、ITヘルプデスク業務の一部を外注化したことで、社内エンジニアがより高度なシステム開発に集中できるようになり、新規プロジェクトの受注率が1.5倍に向上しました。
また、外注化によって正社員のワークライフバランスが改善されるケースも多く見られます。帝国データバンクの調査によれば、適切な業務外注化を実施した企業の約65%で従業員の残業時間が減少し、満足度が向上しています。
外注化を成功させるポイントは「コミュニケーション」です。社員に対しては、外注化の目的が「仕事を奪う」ことではなく「より価値の高い業務に集中してもらうため」であることを明確に伝えましょう。また、外注先とのコミュニケーションを密にし、業務の質を担保することも重要です。
もう一つ重要なのは「段階的アプローチ」です。一度にすべてを外注化するのではなく、小規模なプロジェクトから始めて効果を検証しながら進めることで、リスクを最小化できます。リクルートマネジメントソリューションズでは、まず営業資料作成の一部を外注化し、効果を確認した上で徐々に範囲を広げていくことで、スムーズな移行に成功しています。
適切な外注化戦略は、正社員のキャリア発展を促し、企業全体の競争力を高める強力なツールとなります。「仕事を奪う」のではなく「より価値ある仕事を創出する」視点で外注化を検討してみてはいかがでしょうか。
