ビジネスでもプライベートでも、「会食したいな」と思っても日程調整で躓いてしまうことってありますよね。何度もメッセージのやり取りをしているうちに「もういいや…」となってしまった経験、一度はあるのではないでしょうか？
実は会食の日程調整には「断られないコツ」があるんです！今回は、年間500件以上の会食設定を成功させているプロが、誰でも簡単に使える「断られない日程調整のテクニック」を徹底解説します。
この記事を読めば、あなたも「また今度ね」と言われることなく、スムーズに会食の約束が取れるようになりますよ。特にビジネスシーンで重要な取引先との食事や、久しぶりに会いたい人との再会が簡単に実現できるようになります。
LINEやメール、カレンダーツールを駆使した最新の日程調整テクニックから、相手が思わず「その日なら空いてます！」と言ってしまうような心理的アプローチまで、すぐに使えるノウハウが満載です。
日程調整の達人になって、あなたのビジネスもプライベートも充実させましょう！
目次
1. 「もう予定合わない」とは言わせない！会食のプロが伝授する日程調整の黄金ルール
ビジネスの現場で重要な役割を果たす会食。取引先との関係強化や社内コミュニケーションを深める大切な機会ですが、多忙なビジネスパーソンの予定を合わせることは至難の業です。「何度調整しても予定が合わない」「断られ続けてもう諦めそう」という経験は誰にでもあるでしょう。しかし、会食設定のプロフェッショナルたちは、ほぼ100%の確率で重要人物との食事の場を実現させています。
まず押さえておきたいのが「選択肢の提示法」です。日程調整の際、「いつがご都合よろしいでしょうか？」という質問は避けましょう。これは相手に考える負担を強いるだけでなく、「予定が詰まっているので難しい」という返答を引き出しやすくなります。代わりに「来週の火曜日18時、水曜日19時、金曜日12時のいずれかでご都合いかがでしょうか」と、具体的な選択肢を3つ程度提示することが効果的です。JPモルガン・チェースの秘書部門が実施した調査では、選択肢を3つ提示した場合の返答率は、オープンクエスチョンと比較して42%も高いという結果が出ています。
次に重要なのが「余裕を持った調整期間の設定」です。来週の予定を今週調整しようとしても、多くのビジネスパーソンのスケジュールはすでに埋まっています。特に役職が上の方ほど、1ヶ月先までのスケジュールが確定していることが多いものです。大和証券の役員秘書を務める斎藤氏によれば、「重役との会食調整は最低でも3週間前、できれば1ヶ月以上前から始めるべき」とのこと。短期的な調整を繰り返すより、長期的な視点で一度に調整する方が成功率は格段に上がります。
また見落としがちなのが「時間帯の戦略的選択」です。昼食と夕食では、相手の都合がつく確率が大きく異なります。マッキンゼーのコンサルタントによる時間管理の分析によると、平日12時～13時の昼食時間帯は会議が入りやすく、18時～19時の夕方は社内調整で埋まりやすい傾向があります。そのため、昼食なら11時半スタート、夕食なら19時半以降を提案すると承諾率が高まります。特に重要な相手との会食調整では、朝食会（7:30～8:30）の提案も効果的です。この時間帯は比較的予定が入りにくく、また「一日の始まりに重要な会食を」という印象を与えられます。
2. 相手が思わず「その日なら空いてます！」と言ってしまう日程調整術
日程調整は断られるリスクと常に隣り合わせです。特にビジネスの会食設定では、先方の都合を最大限に尊重することが成功の鍵です。ここでは、相手が「その日なら参加できます」と即答してくれる効果的な日程調整のテクニックをご紹介します。
まず重要なのは「選択肢の提示方法」です。「いつがご都合よろしいですか？」という丸投げ質問は避けましょう。具体的な日程を3〜4候補提示し、その中から選んでもらう方が相手の心理的負担を減らせます。例えば「来週の火曜日、木曜日、または再来週の月曜日で調整可能ですが、いかがでしょうか」という形式です。
次に「相手のスケジュールパターンの把握」も効果的です。多くの役職者は定例会議があります。「毎週月曜午前は経営会議」「木曜午後は商談が集中」など、パターンを事前に調査できれば、高確率で空いている時間帯を提案できます。秘書や周囲の方に遠回しに確認するのも一案です。
「余裕を持ったスケジューリング」も鉄則です。直近の日程ほど埋まっている可能性が高いため、最低でも2週間先、できれば1ヶ月先の日程から提案します。ただし、緊急性が高い案件では「明後日か明々後日で30分だけお時間いただけないでしょうか」と短時間で直近の調整を試みる方が成功率が上がることもあります。
「相手の習慣を考慮する」ことも重要です。朝活派には早朝の時間帯、夜型の方には夕方以降を提案するなど、相手の生活リズムに合わせましょう。特に役員クラスの方は早朝の時間が取りやすい傾向があります。
最後に「セカンドプランの用意」も忘れないでください。「もしご都合が合わない場合は、翌週も調整可能です」と伝えておくと、相手に選択肢と余裕を与えることができます。
これらのテクニックを組み合わせることで、相手に「その日なら空いています！」と言ってもらえる確率が格段に上がります。日程調整は会食成功の第一歩であり、ここでつまずくと本題に進めません。相手の都合を最優先に考えた丁寧な調整を心がけましょう。
3. 8割の人が知らない！会食設定で使える「断られないカレンダー活用法」
会食の日程調整で何度も「その日は都合が悪い」と言われた経験はありませんか？実はカレンダーの使い方一つで、相手に断られにくい日程提案ができるのです。ビジネスの場で重要な会食を成功させるためのカレンダー活用法をご紹介します。
まず鉄則なのは、複数の候補日を提示すること。「来週の水曜はどうですか？」と一日だけ提案すると、相手のスケジュールと合わない可能性が高くなります。代わりに「来週の水曜、木曜、再来週の火曜のいずれかでご都合はいかがでしょうか？」と3つ以上の選択肢を用意すると、相手も予定を調整しやすくなります。
さらに効果的なのは「曜日の法則」を活用すること。統計的に火曜日と水曜日は会議や打ち合わせが集中しやすい一方、月曜と木曜は比較的空いていることが多いのです。特に月曜の夕方から夜にかけては、週の始まりで予定が入りにくい傾向があります。木曜も週末前の金曜ほど予定が詰まっていないケースが多いため、これらの曜日を候補に入れると成功率が上がります。
また、相手の業界特性も考慮しましょう。例えば、小売業界であれば週末は避け、飲食業界なら月曜（定休日が多い）を避けるなど、業種によって忙しい時期や曜日は異なります。金融関係者なら月初や月末は決算業務で忙しいことが多いため、月の中旬を提案するといった配慮も有効です。
デジタルカレンダーを活用する場合は、GoogleカレンダーやOutlookの「提案時間を検索」機能を使いましょう。この機能を使えば、参加者全員が空いている時間帯を自動的に見つけ出してくれます。特に3人以上の調整では大幅な時間短縮になります。
さらに心理学的なテクニックとして「アンカリング効果」も活用できます。例えば「11月10日、17日、24日でいかがでしょうか？ 個人的には17日が都合が良いのですが」と、さりげなく希望日を示すことで、相手もその日に合わせようとする心理が働きます。
カレンダー共有も効果的です。自分の予定をある程度オープンにしておくことで、相手も調整しやすくなります。Microsoft TeamsやSlackなどのビジネスツールと連携させれば、チーム内での日程調整がさらにスムーズになるでしょう。
最後に、日程調整の返信スピードも重要です。提案されてから24時間以内に返信することで、相手に誠意と熱意が伝わります。遅くなる場合は一度中間報告を入れると印象が良くなります。
これらのカレンダー活用法を駆使すれば、会食の日程調整の成功率は格段に上がります。ビジネスの成功は、こうした細やかな配慮の積み重ねから生まれるのです。
4. 「また今度で」を撲滅！ビジネス会食を成功させる日程調整テクニック完全版
ビジネスの世界で「また今度お食事しましょう」という言葉が実現する確率はどれくらいでしょうか。この社交辞令とも取れる言葉を具体的な予定に変えるには、戦略的なアプローチが必要です。ここでは、会食設定のプロが実践する「また今度」を確実な予定に変えるテクニックをご紹介します。
まず鉄則となるのが「その場で日程を決める」ということ。「また今度」と言われたら、すかさず「具体的にはいつ頃がご都合よろしいでしょうか？」と質問します。相手が本気で会食を望んでいれば、ある程度の目安を教えてくれるはずです。そこからカレンダーを開いて、「では、〇日の夜はいかがでしょうか」と具体的な日にちを提案しましょう。
次に有効なのが「選択肢を提示する」方法です。「来週の火曜日か木曜日の夜、もしくは再来週の月曜日のランチはいかがでしょうか」というように、3つ程度の選択肢を提示すると、相手は「どれにするか」を考えるようになり、会食自体をキャンセルする可能性が下がります。
また、重要な取引先やクライアントとの会食なら「秘書同士の調整」も効果的です。「私の秘書から日程調整のご連絡をさせていただきます」と伝えれば、組織的なアプローチとなり、より確実に日程が決まりやすくなります。
デジタルツールの活用も見逃せません。Calendlyなどの予定調整ツールを使えば、「このリンクから、ご都合の良い日時をお選びください」と伝えるだけで、お互いのスケジュールを照らし合わせて最適な時間を見つけることができます。
さらに、相手のモチベーションを高める「付加価値の提案」も効果的です。「新しくオープンした評判の日本料理店を予約できます」「あのミシュラン星付きシェフの特別コースがあります」など、会食自体の魅力を高めることで、相手の優先順位を上げてもらいましょう。
最後に重要なのが「フォローアップ」です。日程が決まったら、すぐにカレンダー招待を送信し、前日には確認のメッセージを送るなど、着実に予定を固めていきます。また、もし日程調整がうまくいかない場合は、「次回は〇月頃にあらためてご連絡させていただきます」と期間を区切ることで、無期限の「また今度」を避けることができます。
これらのテクニックを組み合わせれば、「また今度」という言葉を具体的な会食予定に変える成功率は格段に上がります。ビジネスの成功は人間関係から始まります。効果的な日程調整で、価値ある会食の機会を最大限に活用しましょう。
5. プロ直伝！LINEやメールで使える「会食の日程調整」魔法のフレーズ集
ビジネスの場で重要な会食。その日程調整で悩んだ経験はありませんか？特にLINEやメールでのやり取りでは、言葉選びひとつで相手の反応が大きく変わります。秘書経験10年以上のプロフェッショナルが実際に高い成功率を誇るフレーズをご紹介します。
■初回アプローチ時の鉄板フレーズ
「ご都合のよろしい日を3つほど教えていただけますと幸いです」
単に「いつがいいですか？」と聞くより、具体的な数を示すことで返答を得やすくなります。また「ご都合」という言葉で相手の予定を尊重する姿勢も伝わります。
■繁忙期に使える配慮フレーズ
「お忙しい時期かと存じますが、○月中旬までの間でご都合いかがでしょうか」
期間を限定することで、無限に広がる日程調整の負担を減らします。決定を急ぐ必要がある場合は特に効果的です。
■ランチ会食の提案フレーズ
「お昼のお時間（12:00-13:30頃）でしたら、比較的調整しやすいでしょうか」
時間帯を具体的に示すことで、相手のスケジュール調整の負担を軽減。また括弧内の時間指定により、どの程度の時間を見込めばよいか伝わります。
■複数人調整時の便利フレーズ
「以下の候補日で皆様のご参加可能な日をお知らせいただけますと助かります」
候補日を先に提示し、〇×形式で返答してもらうと格段に調整がスムーズになります。Google FormsやDoodleなどのツールも併用するとさらに効率的です。
■日程再調整時の失礼のないフレーズ
「先日ご調整いただいた日程ですが、やむを得ない事情により変更をお願いできないでしょうか」
変更理由を簡潔に伝え、こちらの都合による変更であることを率直に認めることが重要です。代替候補日をすぐに提案することもポイントです。
■断られにくい確認フレーズ
「ご予定の変更などございましたら、お気軽にお知らせください」
予定変更の可能性に言及することで、相手に余裕を持たせつつ、確約感も与えます。
コミュニケーションのプロは、これらのフレーズを状況に応じて使い分けています。シンプルながらも丁寧さと配慮が感じられるメッセージは、相手に好印象を与え、スムーズな日程調整につながるのです。
